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01.02.2016

ACTICON-Zeiterfassung mit Genehmigungswesen.

Neues Zeiterfassungssystem für mehr Komfort.

Die Stadtverwaltung Ebersbach-Neugersdorf erfasst seit vielen Jahren die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter elektronisch. Das bisher eingesetzte System wird nicht mehr gewartet und musste daher ersetzt werden. Seit September 2015 nutzt die Stadtverwaltung die ACTICON Zeiterfassung.

WEB-Interface für Urlaubsantrag und Genehmigungswesen.

Folgende Anforderungen wurden u.a. an das System gestellt:

  • WEB-basierendes Beantragungs- und Genehmigungswesen
  • Buchungen (KOMMEN, GEHEN, DIENSTGANG) über Telefon
  • bereichsübergreifende Anwesenheitsübersicht

Die Mitarbeiter der Stadtverwaltung können mit der neuen ACTICON Zeiterfassung ihre täglichen KOMMEN- und GEHEN- Buchungen per Telefon vornehmen.
Darüber hinaus verfügt die Zeiterfassung über eine WEB-Oberfläche, über die neben den Zeitbuchungen auch ein Beantragungsworkflow realisiert ist.
Damit beantragen die Mitarbeiter von ihrem Arbeitsplatz Buchungskorrekturen oder teilen ihren Urlaubswunsch mit. Die Genehmigung erfolgt dann durch die Sachgebiets- bzw. Amtsleiter.
Mit dem  Modul 'Antragswesen per Email' erfolgt die gegenseitige Benachrichtigung über Anfragen bzw. Entscheidungen. Durch die eingerichtete Mandantenverwaltung wird gewährleistet, dass jeder Sachgebietsleiter nur auf die ihm unterstellten Mitarbeiter Zugriff hat.
Eine Herausforderung an die ACTICON Zeiterfasssung stellte die Forderung der Stadtverwaltung dar, alle Mitarbeiter bereichsübergreifend in einem Anwesenheitstableau abzubilden.
Damit soll vermieden werden, dass Anrufer auf nicht besetzte Arbeitsplätze vermittelt werden.
Mit dem ACTICON time&access Zeitsystem wurde das realisiert. Die Funktion implementierte der Hersteller noch während der Einführungsphase.

Im Kalender ist die Anwesenheit der Mitarbeiter einfach zu bearbeiten.  
Das Web-Anwesenheitstableau listet alle Mitarbeiter inklusive deren Anwesenheitsstatus auf.  

Die ACTICON Zeiterfassung wurde am 01.09.2015 freigegeben.

In der Zeit zwischen Installation und Inbetriebnahme sind notwendige Konfigurationen vorgenommen und aufgetretene Probleme beseitigt worden.
Das Zeitsystem konnte somit vom Tage seiner Inbetriebnahme an effektiv durch die Mitarbeiter der Stadtverwaltung genutzt werden.
Nicht zuletzt ein Verdienst der eigenen IT-Abteilung.
Wolfram Schleiffer, Vertrieb

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