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Die Koraktor Live Präsentationsentation - Wir führen Sie durchs Programm
04.12.2015

Großer Rationalisierungseffekt durch elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung.

Durchgängiger Workflow vom Scannen bis zur Verbuchung.

Die Firma 'DEBAG Deutsche Backofenbau GmbH' aus Bautzen stellt hochwertige Laden-Backöfen her, die bei vielen Handelsunternehmen europaweit zum Einsatz kommen. Für die Wartung dieser Backöfen erhält die DEBAG von Servicepartnern jährlich ca. 20.000 Eingangsrechnungen. Diese Eingangsrechnungen müssen auf Korrektheit geprüft und daraus die entsprechenden Ausgangsrechnungen an Kunden erstellt werden. Weiterhin ist die korrekte Verbuchung in der Finanzbuchhaltung erforderlich. Der erhebliche manuelle Aufwand sollte durch die elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung reduziert und die Bearbeitung der Eingangsrechnungen rationalisiert werden.

Mit der Eingangsrechnungsbearbeitung Ausgangsrechnungen erstellen.

In Vorbereitung der Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung wurde der sehr komplexe Prozess gemeinsam analysiert und ein Konzept für die Umsetzung mit Hilfe der Vorgangsverwaltung von KORAKTOR® erstellt. Dadurch sollten folgende Ziele erreicht werden:

  • den Zeitaufwand für die Bearbeitung der Service-Eingangsrechnungen reduzieren und damit die Durchlaufzeiten verkürzen
  • durch die zeitnahe Eingangsrechnungsbearbeitung Zahlungsziele und damit Skonti besser ausnutzen
  • die Ordnung verbessern, indem die Eingangsrechnungen in der Buchhaltung verbleiben
  • schneller Zugriff auf alle Eingangsrechnungen für alle Mitarbeiter

Diese Ziele konnten durch die komplette Neugestaltung der Eingangsrechnungsbearbeitung erreicht werden:

  • Scannen der Eingangsrechnungen
  • Auslesen der rechnungsrelevanten Daten bis hin zu allen einzelnen Rechnungspositionen
  • automatische Verteilung der Eingangsrechnungen an die zuständigen Mitarbeiter
  • automatische Zuordnung der Abrechnungsartikel der Lieferanten zu den eigenen Abrechnungsartikeln
  • Abbildung des Workflows zur Eingangsrechnungsbearbeitung in KORAKTOR®
  • automatische Übergabe der erfassten Eingangsrechnung an die Buchhaltung
  • Erstellung der Ausgangsrechnung auf Basis der vorbereiteten Abrechnungsartikel
  • bei der Erstellung der Ausgangsrechnung automatische Verbuchung der Eingangsrechnung auf die entsprechenden Kostenkonten und Kostenstellen

Der manuelle Aufwand für die Erstellung der Ausgangsrechnung und die Verbuchung der Eingangsrechnungen wurde erheblich reduziert.

Vor der Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung .....
Aufgeräumte Schreibtische! - Frau Pook bearbeitet in der Buchhaltung nur noch Eingangsrechnungen nach, die noch nicht 100% automatisch erkannt werden.

Durch moderne Technologie zu aufgeräumten Schreibtischen.

"Mit Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung sind die 'Berge von Eingangsrechnungen' von den Schreibtischen in der Buchhaltung und im Service verschwunden.
Es ist sofort erkennbar, bei welchem Mitarbeiter welche Eingangsrechnung liegt und wie der Stand der Bearbeitung ist. Die Bearbeitungszeiten haben sich wesentlich verkürzt.
Auf Basis der positiven Erfahrungen können wir nun weitere Aufgaben angehen - Massendatenverarbeitung von einigen Lieferanten und den Ausbau des gesamten Dokumentenmanagementsystems."
Olaf Schindler  - kaufmännischer Leiter

Ronald Dimmel, Geschäftsleitung

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