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Koraktor - The infomagic software
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Die Koraktor Live Präsentationsentation - Wir führen Sie durchs Programm
02.01.2017

Belege scannen und archivieren.

Vorhandene Branchen-Software mit KORAKTOR® kombiniert.

Die Wierer GmbH ist ein kompetenter Partner für verschiedenste Aufgabenstellungen in der Automatisierungstechnik, u.a. für Steuerung, Regelung, Automation, Antriebstechnik, Schaltschrankplanung und Schaltschrankbau. Aber auch im Bereich Maschinenbau und Maschinen- und Anlagenservice bietet die Wierer GmbH eine professionelle Auftragsabwicklung ihren Kunden an.
Zur Auftragsüberwachung und -abwicklung wird eine Branchensoftware eingesetzt, welche die Mitarbeiter bei diesen komplexen Zusammenhängen unterstützt. Allerdings ist ein umfangreiches, firmenübergreifendes Informationsmanagement mit dieser Software nicht möglich.
Die Belege werden mit Hilfe des Codes automatisch der Projektakte zugeordnet.

Individuelle Gestaltung bei der Archivierung von Belegen.

Die Dokumentation der Prozesse, von der Anfrage über das Angebot bis hin zur Auftragsabwicklung sollen transparenter und nachvollziehbar sein und es soll sichergestellt werden, dass bei immer komplexeren Aufträgen nichts vergessen wird und die Mitarbeiter schnell auf die eingescannten und archivierten Belege zugreifen können.

Um diese umfangreichen Abläufe abbilden zu können, hat sich die Wierer GmbH dazu entschieden, KORAKTOR® einzusetzen.
Die kaufmännischen Dokumente werden weiterhin in der schon vorhandenen Software PowerBird erstellt. Um diese Belege und damit verknüpfte Informationen in KORAKTOR® einzuscannen und zu archvieren, wurde eine Schnittstelle mit Hilfe von ScanLink geschaffen. 

Die Belege werden in PowerBird automatisch mit einem Barcode versehen, welcher neben der Belegnummer auch die zugehörige Kunden- und Projektnummer enthält. Diesen bereitet ScanLink für die Archivierung in KORAKTOR® auf.
Anhand numerischer Kennungen ist KORAKTOR® in der Lage zu erkennen, um was für eine Art von Beleg es sich handelt und und ordnet diese korrekt in die Projektakte ein. Die Wierer GmbH kann jederzeit selbstständig die Konfiguration der Kennungen erweitern oder ändern und ist somit flexibel in der Gestaltung der Schnittstelle zwischen PowerBird und KORAKTOR®.

Neben kaufmännischen Belegen erzeugt man bei der Wierer GmbH auch produktionsbegleitende Dokumente, wie z.B. Materiallisten. Diese werden ebenfalls mit einem Barcode versehen, welcher die relevanten Informationen wie das zugehörige Projekt und den Kunden enthält. Die Mitarbeiter füllen die Belege händisch aus und scannen sie anschließend ein. Anhand definierter Kennungen, z.B. ML, wird genau definiert, an welcher Stelle der Beleg in der KORAKTOR®-Projektakte archiviert wird.

Belegarchivierung in Projektakte wird automatisiert.

Mit Hilfe von KORAKTOR® können bei Wierer GmbH eine Vielzahl der anfallenden Belege eingescannt, archiviert und sofort dem richtigen Kunden und dem zugehörigen Projekt zugeordnet werden. Dabei findet der archivierte Beleg selbst den Weg an die richtige Stelle in der Projektakte und die Mitarbeiter können in KORAKTOR® die Prozessdokumentation fortsetzen.

Luisa Lipka (Support)

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