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21.11.2017

Automatische Archivierung von Dokumenten

Alle Dokumente sind sofort digital verfügbar

Bereits mit der elektronischen Eingangsrechnungs-Bearbeitung wurde bei der glatthaar fertigkeller gmbh & co. kg. ein wichtiger Meilenstein für die automatisierte Dokumentarchivierung erreicht. Nun wurde der Workflow auf Dokumente erweitert, die auf der Baustelle durch die Mitarbeiter ausgefüllt werden (z.B. Abnahmeprotokolle). Wieder ein großer Schritt in Richtung "papierloses Büro" für den Marktführer im Fertigkellerbau.
Beispielhafte Darstellung: Ein Protokoll, welches automatisch mit den nötigen Daten ausgefüllt, auf der Baustelle ergänzt und anschließend in die Akte archiviert wird.

Die elektronische Archivierung spart bares Geld

Mit insgesamt ca.150 Mitarbeitern und 6 Niederlassungen ist ein hoher Automatisierungsgrad und die sofortige Verfügbarkeit von Dokumenten bares Geld wert. Zwar wurden bereits bisher alle wichtigen Dokumente und Belege digital archiviert und somit von allen Standorten oder auch aus dem Home-Office einsehbar, jedoch mussten diese manuell in der entsprechenden Projektakte archiviert und verschlagwortet werden.

Das konnte nur von Mitarbeitern durchgeführt werden, die direkt an den entsprechenden Projekten beteiligt waren. Das kostete natürlich Zeit und blieb in der Hektik sicher auch mal liegen.

Jetzt können an einem zentralen Arbeitsplatz alle Dokumente im Stapel gescannt werden, denn durch den Workflow ist keine Kenntnis mehr nötig, in welche Akte der Beleg gehört.

Das Unternehmen setzt auf höchste Automatisierung

Der Archivierungsworkflow beginnt nicht erst beim Scannen der Dokumente. Bereits bei der Erstellung wird die Aktenzuordnung in Form eines Barcodes mit auf den Weg gegeben. Zum Beispiel wird so eine Checkliste zur Abnahme erstellt und später auf der Baustelle ausgefüllt. Die ausgefüllten Belege werden später gescannt und automatisiert in KORAKTOR® archiviert. Über die Erkennung des Barcodes werden die Belege der entsprechenden Projektakte zugeordnet.

Durch die individuell angepasste Importschnittstelle werden bei der Archivierung zusätzlich Kennzeichen in KORAKTOR® gesetzt. So ist für andere Mitarbeiter sofort erkennbar, dass die Abnahme durchgeführt wurde.

Marco Teichgräber (Support)

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