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Die Koraktor Live Präsentationsentation - Wir führen Sie durchs Programm
15.12.2017
in Verbindung mit integrierten Fremdsystemen 

Die digitale Projektakte - Finden statt Suchen.

Dokumente projekt- und adressbezogen im KORAKTOR®.

Bei der Abwicklung von Bauvorhaben und der Betriebsorganisation fallen eine Vielzahl von Dokumenten an.
Bei der Tief- und Kulturbau Mühlbach GmbH findet man diese inzwischen in der digitalen Projektakte. Dadurch werden benötigte Dokumente schnell und zielsicher gefunden.

Bewährtes weiternutzen.

Von Beginn an wurde KORAKTOR® bei der Tief- und Kulturbau Mühlbach GmbH mit den Schwerpunkten:

  • Adressverwaltung und
  • Dokumentenverwaltung genutzt.


Für die Bauakten in Papierform hatte sich die Tief- und Kulturbau Mühlbach GmbH eine praktikable Ablageordnung erarbeitet. Diese wurde quasi 1:1 in die digitale Projektakte in KORAKTOR® übernommen, so dass die Nutzer im KORAKTOR® bekannte Strukturen vorfanden.


Die digitale Projektakte und die komfortable Volltextsuche.

Papierdokumente werden konsequent eingescannt und im notwendigen Umfang verschlagwortet, z.B. mit

  • Projekt 
  • Adresse (Kunde, Lieferant)
  • Inhalt
  • Zuordnung (Ausgangsrechnung, Eingangsrechnung, usw.)


Damit werden diese Dokumente in der jeweiligen digitalen Projektakte als auch in der digitalen Adressakte gefunden.
Die in den Scan-Prozess integrierte OCR-Texterkennung sorgt nun dafür, dass man außerdem über die KORAKTOR®-Volltextsuche unabhängig von Projekt und Adresse genau die Dokumente findet, die den eingegebenen Suchbegriff im Dokumententext enthalten. Dies gilt gleichermaßen für die zahlreichen E-Mails, die in KORAKTOR® archiviert werden und die von KORAKTOR® aus erstellen Dokumente wie z.B. Word-Anschreiben.

Vordefinierte Listen für oft benötigte Übersichten.

Vordefinierte Listen erleichtern die Arbeit, denn sie bieten

  • stets aufrufbereite, individuell definierte Übersichten mit
  • aufbereiteten und berechneten Daten (z.B. Summen).


Dies wird bei der Tief- und Kulturbau Mühlbach GmbH u.a. genutzt für

  • die Auftragsübersicht mit Angebots-, Auftrags- und Rechnungssumme
  • Liste der noch zu bearbeitende Ausschreibungen mit Abgabetermin
  • das Rechnungsbuch je Monat
  • die Zusammenstellung der offenen Rechnungen
  • u.a.m.
Die digitale Projektakte vereinfacht das Wiederfinden von Dokumenten.
Mit Hilfe von Filtern ist das Suchen von Informationen schneller.  

 

Die KORAKTOR®-Dokumentenverwaltung wollen wir nicht mehr missen!

Jürg Schlenkrich findet benötigte Dokumente zielsicher im KORAKTOR®.
Jürg Schlenkrich findet benötigte Dokumente zielsicher im KORAKTOR®.

"Am Anfang waren die Mitarbeiter noch skeptisch. Heute sind sie froh, die Dokumente über die digitale Projektakte und über komfortable Suchfunktionen schnell zu finden. Niemand will mehr mit viel Zeitaufwand Papierordner durchsuchen."


 
 

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