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Die Koraktor Live Präsentationsentation - Wir führen Sie durchs Programm
27.11.2015
als Hauptsystem im Einsatz

Die digitale Projektakte im Ingenieurbüro.

Gezielter Zugriff statt langwierige Suche.

Das PLE Ingenieurbüro René Paul beschäftigt sich mit der Fachplanung von Brandschutz- und Elektroanlagen. Die bisher eingesetzte Software genügte nicht mehr den gewachsenen Anforderungen. Mit der digitalen Projektakte im KORAKTOR®  wurde die Dokumentenablage vereinheitlicht und durch die hohe Transparenz langwieriges Suchen ausgeschlossen.

Die Verwaltung der Informationen war zu aufwendig.

Um an bestimmte Informationen bzw. Dateien/Dokumente zu kommen, musste man wissen, wo diese abgelegt sein könnten:

  • in Dateiverzeichnissen auf bestimmten Laufwerken
  • auf diversen Zetteln oder als Notizen in einem Projektbuch
  • u.a.m.

Da jeder seine Aufgaben für sich führte, war es schwer, diese zu kontrollieren bzw. Bearbeitungsstände zu ermitteln. Das kostete (zu)viel wertvolle Arbeitszeit.


Klar formulierte Ziele wurden mit KORAKTOR® umgesetzt.

Mit der Einführung von KORAKTOR® sollten folgende Ziele erreicht werden:

  • Verbesserung  der internen Büroorganisation (Suchzeiten vermeiden)
  • Erleichterung der Arbeit durch besseren Überblick
  • mehr Zeit für die eigentliche Arbeit
  • Erhöhung der Qualität

Und so erfolgte die Umsetzung:

Wesentlichen Anteil an der Verbesserung hatte die Einführung von KORAKTOR®  mit der digitalen Projektakte. Diese wurde den Anforderungen der Fachplanung entsprechend definiert und durch PLE weitgehend selbstständig eingerichtet.
Alle Mitarbeiter haben nun gezielten Zugriff auf die aktuellen und vollständigen Projektinformationen.

Durch die detaillierte Erfassung von Adressen und Ansprechpartnern, deren Verknüpfung mit den Projekten und die Anbindung der Telefonanlage werden die Mitarbeiter außerdem bei der Kommunikation mit den Projektbeteiligten entlastet.

Das integrierte Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass nichts vergessen werden kann und Bearbeitungsstände ersichtlich sind.

Die Struktur der digitalen Projektakte wurde individuell gestaltet und entspricht so exakt der Arbeitsweise von PLE.

Die einheitliche Dokumentenablage vereinfacht die Teamarbeit.

Das gestiegene Papieraufkommen zur Bearbeitung von Projekten wird durch die einheitliche Ablage besser bewältigt. Da die grundlegende Einordnung der Dokumente und Informationen nach vorher definierten, einheitlichen Regeln erfolgt, weiß jeder, wo was hingehört und wo es dann zu finden ist.

Als weitere Arbeitserleichterung wurde die Ausschreibungssoftware ORCA dafür so mit KORAKTOR® gekoppelt, dass ausgewählte Druckerzeugnisse als Kopie automatisch an der richtigen Stelle in der digitalen Projektakte in KORAKTOR® abgelegt werden.

Das gesamte Team freut sich über die transparente Ablage der Informationen in den digitalen Projektakten.

Die hohe Transparenz in den digitalen Akten zahlt sich aus.

Herr Paul

 


Herr Paul hat nach der Einführung von KORAKTOR® eingeschätzt, dass anfängliche Bedenken auf Grund der neuen Verwaltung der Dokumente über die digitale Projektakte in KORAKTOR® grundlos waren. Statt wie früher Mitarbeiter mit dem Heraussuchen von Unterlagen zu beauftragen, hat er diese jetzt selbst in kürzester Zeit auf seinem Bildschirm.
 

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