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Die Koraktor Live Präsentationsentation - Wir führen Sie durchs Programm
24.11.2015

Elektronischer Belegworkflow im Unternehmen.

Prozesse anhand der elektronischen Belege nachvollziehbar.

Bei der Lakowa GmbH werden mit KORAKTOR® und dem Dokumentenmanagementsystem Proxess alle im Unternehmen anfallenden kaufmännischen Belege elektronisch archiviert.
Die weiteren Bearbeitungen der Eingangsrechnungen, wie Prüfung auf sachliche Richtigkeit, Klärung von Unregelmäßigkeiten, Zahlungsfreigabe und Übergabe der dazu erforderlichen Buchungen für die Buchhaltung, erfolgen nur noch über KORAKTOR®. Der "hausinterne Postversand" von Belegen ist nicht mehr erforderlich. Dieser elektronische Belegworkflow erfolgt jetzt per Datensatz mit Beleg innerhalb von KORAKTOR®.

Proxess Xtract und Scanlink erleichtern den Prüfprozess.

Im Unternehmen eintreffende Belege wie Warenlieferscheine und Eingangsrechnungen werden per Netzwerkscanner für die Archivierung im Stapel bereitgestellt. Durch Proxess Scanlink erfolgen eine Barcodeerkennung und die Trennung der Einzelbelege des Stapels für die Weiterverarbeitung. Dabei entstehen maschinenlesbare Dateien (OCR), die das unternehmensweite Wiederfinden erleichtern. Die Daten der Warenlieferscheine, die im ERP DELECO® gebucht werden, werden automatisch nach KORAKTOR® übergeben und ergänzen dort die Datensätze mit dem gescannten Beleg.

Für Eingangsrechnungen findet eine elektronische Belegauslesung durch PROXESS Xtract statt,
dabei erfolgt:

  • eine Analyse der gescannten Dateien und der Abgleich mit Lieferantendaten
  • die selbstständige Systemoptimierung durch Speicherung der Positionen von Kopf- und Fußdaten
  • die grafische Anzeige von Beleginformationen bei unklarer Erkennung - zur schnellen Korrektur für den Kontrolleur
  • das Lernen durch den Eingriff des Kontrolleurs für zukünftige Belegerkennungen

Die ausgelesenen Daten werden automatisch nach KORAKTOR® übergeben und ergänzen dort die Datensätze mit dem gescannten Beleg. Zusätzlich erfolgt eine Verknüpfung der Eingangsrechnungen mit den Warenlieferscheinen und den auslösenden Bestellungen, die ja ebenfalls im KORAKTOR® hinterlegt sind.

Elektronischer Belegworkflow für Eingangsrechnungen.

Elektronischer Belegworkflow einfach nachvollziehbar.

Die an den kaufmännischen Prozessen vor allem im Einkauf beteiligten Mitarbeiter können innerhalb von KORAKTOR® den elektronischen Belegworkflow von der Bestellung über die Lieferscheine der Lieferanten bis zur Abrechnung jederzeit und selbständig nachvollziehen. Aufwändiges Suchen in Akten und Archiven entfällt. Der Prüfprozess für Eingangsrechnungen ist damit einfacher und mit weniger Aufwand verbunden.

Frank Hamann, Support

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