"Durch die Einführung von KORAKTOR® wurde ein Hilfsmittel geschaffen, um die täglichen Aufgaben effektiver zu lösen. Damit die Mitarbeiter nach dem Projektabschluss nicht auf sich allein gestellt sind, erfolgt eine kontinuierliche Betreuung durch die Dimmel-Software GmbH (z.Z. alle 14 Tage). Dabei werden die Informations- und Dokumentenverwaltung weiter ausgebaut, aber auch die Fragen der Mitarbeiter aus der täglichen Arbeit besprochen."
Andreas Weidner
11.11.2009
Rationalisierung der Büroabläufe.
Mehr Zeit für Vertriebsaktivitäten durch effektivere Arbeitsweise
Die Firma GMT Guss- und Maschinenteile GmbH ist ein Handelsunternehmen, welches Bauteile und Baugruppen für Land- und Baumaschinen, Antriebstechnik, Fördertechnik und Tiefbautechnik liefert. Hauptkunde der Firma GMT ist Thyssen Krupp.
Um die enorme Informationsflut besser zu bewältigen und damit die weiteren Vertriebsaktivitäten auszubauen, sowie die Termintreue einzuhalten, wurde eine Software gesucht, die sowohl Informations- als Dokumentenverwaltung beinhaltet.
Um die enorme Informationsflut besser zu bewältigen und damit die weiteren Vertriebsaktivitäten auszubauen, sowie die Termintreue einzuhalten, wurde eine Software gesucht, die sowohl Informations- als Dokumentenverwaltung beinhaltet.
Gemeinsame Systemgestaltung.
Hauptziel bei der Einführung der neuen Software war die Zusammenführung der unterschiedlichen Informationen, welche telefonisch, per Fax oder E-Mail und durch die Auftragsbearbeitung im eigenen Unternehmen entstehen.
In einer Systemgestaltungsphase wurden die Arbeitsabläufe gemeinsam analysiert und KORAKTOR® dafür eingerichtet.
- Besprechung und Einrichtung der Vorgangsverwaltung
- Einrichtung der Oberflächen für die Mitarbeiter, um die Informationen schnell zu erhalten
- Archivierung von ausgehenden und eingehenden E-Mails
- Anpassung von Vorlagen für den E-Mailversand und des Dokumentenversandes
Schon während der Systemgestaltung nutzte die Projektgruppe KORAKTOR® um die täglichen Aufgabe zu erledigen. Dabei wurden Erfahrungen gesammelt, die den Mitarbeitern bei der späteren Nutzung der Software vermittelt werden konnten.
Nach der Systemeinrichtung erhielten die Mitarbeiter in Kursen das notwendige Grundwissen, um KORAKTOR® in der täglichen Arbeit einzusetzen.
Mitarbeiter der Firma GMT Guss- und Maschinenteile GmbH.
Gehäuse für Einsatz in Landmaschinen.
Informationen und Dokumente schnell finden.
Die bisherige Dokumentenablage auf Dateiebene wurde im KORAKTOR® umgesetzt, so dass die Dokumente mit der neuen Software schneller zu finden sind z.B.
- Zeichnungen
- Exceltabellen
- Preislisten
- Modelle
- Muster
- Vorrichtungen
Solche Dokumente wurden in der Vergangenheit aufwendig über die Dateiablage im Explorer gesucht.
Eine Analyse ergab, dass viele betrieblichen Abläufe mit Hilfe der Vorgangsverwaltung abgebildet werden können. Durch die Einrichtung der Vorgänge erfolgt eine Reduzierung von Suchzeiten, mehrfache Dateneingaben werden vermieden und die Kommunikation verbessert.
- Mitarbeiter sind gegenüber den Kunden schnell auskunftsfähig
- Ausbau von Vertriebsaktivitäten
- effektive Überwachung der Termintreue
Die eingerichtete Oberfläche wurde von den Mitarbeitern wohlwollend angenommen. Es ist aber auch klar geworden, dass noch einige Arbeit notwendig ist, um das System umfassend zu nutzen.
Eingerichtete Oberfläche für die Mitarbeiter.
In der Gießerei.