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Intelligente Belegerkennung

Intelligente Belegerkennung mit ScanLink und Xtract.

 

In vielen Unternehmen erfasst man Dokumente wie Eingangsrechnungen per Hand. Dabei ist der Zeitaufwand je nach Umfang eingehender Dokumente sehr intensiv. Auch die anschließende manuelle Rechnungsprüfung erfordert einen hohen Mehrbedarf an Personal, Zeit und verursacht dementsprechend hohe Kosten. Mit der neuen Version KORAKTOR® 4.39 steht ein modernes, intelligentes Verfahren bereit, welches die Verarbeitung automatisiert und den Aufwand minimiert.

ScanLink trennt Belegstapel auf. 

Die Archivierung der Eingangsrechnungen erfolgt in 2 Etappen. In erster Instanz scannt man die Rechnungen mit Scan Link über einen Netzwerkscanner ein. Scan Link ist eine Softwarelösung, die einen Stapel Eingangsrechnungen (oder andere Dokumente z.B. Lieferscheine, Arbeitsberichte) an Hand eines aufgeklebten Barcodes in einzelne Belege aufsplittet und an KORAKTOR® übergibt.

  • Eingangsrechnungen, die man per E-Mail oder online erhält, werden extrahiert.
  • Für alle Belege entsteht ein KORAKTOR®-Vorgang für die weitere Rechnungsprüfung.
Stapelscannen mit automatischer Belegtrennung.  

Xtract automatisiert die Erfassung von Daten.

  • Xtract liest alle benötigten Werte (Rechnungsempfänger, -absender, Betrag, Mehrwertsteuer, Rechnungsdatum usw.) aus elektronischen Belegen  z.B. Rechnungen aus.
  • Damit entfällt die manuelle Erfassung durch den Sachbearbeiter.
  • Xtract merkt sich die Positionen von Kopf- und Fußdaten und sorgt so für eine selbstständige Systemoptimierung, sodass keine manuelle Bearbeitung erfolgen muss.
  • Unstimmigkeiten bekommt der Kontrolleur in den Beleginformationen grafisch angezeigt und kann die Daten schnell und ohne nennenswerten Aufwand korrigieren.
  • Aus diesen Korrekturen lernt Xtract für die zukünftige Belegerkennung. 
  • Die Daten übergiebt die Exportschnittstelle an KORAKTOR® und das Finanzprogramm.
  • Es entsteht eine maschinenlesbare Datei (OCR), die das unternehmensweite Wiederfinden erleichtert. 
  • Die erfassten Eingangsrechnungen werden automatisch dem entsprechenden Kundenprojekt zugeordnet und sind in der Projektakte für jeden zuständigen Mitarbeiter verfügbar. 
Mit Xtract erfolgt die Verarbeitung der Informationen automatisch.  
Die Grafik zeigt die Automatisierung der komplexen Prozesse der elektronischen Eingangsrechnungsprüfung.  
Die Verifizierung der Werte erfolgt automatisiert .

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