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15.07.2015

KORAKTOR®-Aktenstruktur ersetzt Windows-Dateiverzeichnisse.

Schnellerer Überblick über die Projektdokumente.

Die Kühn & Kewitz GbR befasst sich mit Bauplanungen.
Die bisherige Aktenstruktur auf Basis der Dateiablage im Windows ist an die Grenzen gekommen. Die Suche von Dokumenten und Informationen dauerte eine gefühlte Ewigkeit.
Viele Informationen wurden an verschiedenen Stellen abgelegt, unter anderem E-Mails, Fotos, Zeichnungen usw.
Ein schneller Überblick über die Projekte, die über mehrere Jahre laufen, ist nicht mehr gegeben.

Aktenstruktur auf ein einheitliches System umgestellt.

Um das Dokumentenaufkommen zukünftig schneller in Griff zu bekommen, wurde KORAKTOR® als Informations- und Dokumentenmanagementsystem eingeführt.
Als Erstes analysierte man mit den Projektverantwortlichen die bisherige Aktenstruktur:

  • Welche Dokumente wurden wo abgelegt?
  • Welche Informationen zu den Dokumenten werden zusätzlich benötigt?

Gemeinsam mit Frau Kasiske überführte man die Aktenstruktur nach KORAKTOR®:

  • Die elektronische Projektakte und Kundenakte wurde angelegt.
  • Die E-Mail Archivierung wurde eingerichtet.
  • Dokumentvorlagen wurden so gestaltet, das Daten aus KORAKTOR® übernommen werden können.

Nach der Einrichtung von KORAKTOR® erfolgte dann die Einweisung der Mitarbeiter am neuen System. Ab diesem Zeitpunkt arbeitete man konsequent in der neuen Aktenstruktur, in die man auch die schon vorhandenen und weiterlaufenden  Projekte übernahm. Damit kann zukünftig schneller auf Dokumente und Informationen zugegriffen werden.
Als nächster Schritt ist die Anbindung der Telefonie vorgesehen, so dass man bei eingehenden Anrufen schnell auf die umfangreichen Informationen zugreifen kann.

Die neu eingerichtete Aktenstruktur in KORAKTOR®
Denkmalgeschütztes Gebäude Domplatz 6 vor der Sanierung
Domplatz 6 nach der Sanierung

Das neue System bewährte sich bereits nach kurzer Zeit.

Schon nach kurzer Zeit hat sich das neue System in der praktischen Arbeit bewährt.
Die vielen Informationen werden in der neuen Aktenstruktur wesentlich schneller gefunden.
Mike Thierfelder (Support)

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