28.10.2010

Wie die Bilder lesen lernen.

Mit OCR Software volltextdurchsuchbare PDF Dateien erstellen.

Die Zeiten in denen Rechnungen, Faxe oder Anschreiben von Hand archiviert wurden, gehören nun schon zur Vergangenheit. Moderne Systeme wie KORAKTOR® nehmen uns diese Arbeit nicht nur ab, sondern leisten diese schneller und genauer. Es sind aber auch diesen Helfern Grenzen gesetzt. Oft werden nur 'Bilder' von Dokumenten archiviert und die Informationen bleiben, bei einer Volltextsuche dem Nutzer unzugänglich. Dimmel-Software GmbH hat in Zusammenarbeit mit der ESSEL Deutschland GmbH & Co. KG eine praxisnahe Lösung geschaffen.

Eingangsrechnungen mit Kofax Capture 8 effektiv archivieren.

Die Abkürzung OCR steht für Optical Character Recognigion und wird zur optischen Erkennung von Schrift genutzt. Es ist also möglich, aus einem Bild, welches Text enthält, diesen zu extrahieren und zu speichern. Der Markt ist voll von Software, die eine solche Funktionalität bieten und alle haben ihre Berechtigung.
Auch Dimmel-Software GmbH bietet mit KOFAX Capture 8 eine Lösung an, die sich in der Praxis bewährt hat, insbesondere beim Verarbeiten von Eingangsrechnungen. Dabei werden die Eingangsrechnungen im ersten Schritt über den Netzwerkscanner eingescannt und es entsteht eine mehrseitige Bilddatei im TIF-Format. Zur Trennung der Eingangsrechnungen wird ein Barcode verwendet, Kofax erzeugt somit für jede Rechnung eine eigene Bilddatei.
In den verbleibenden Arbeitsschritten werden nun die für KORAKTOR® wichtigen Informationen aus den Dokumenten herausgefiltert und für die Verschlagwortung genutzt
( Rechnungsnummer, Betrag, Lieferantennummer usw. ).

Die drei Wege der OCR Erkennung.

Von Bild zum Text, OCR macht´s möglich.

Kofax übergibt die erzeugten Dateien an den KORAKTOR®.
Bei der Firma Essel Deutschland GmbH wird an dieser Stelle die neue OCR Schnittstelle tätig und erzeugt außerdem eine durchsuchbare PDF Datei. In dieser kann man dann nach beliebigen Begriffen suchen. (Artikelnummer, Bezeichnungen usw.)

Ein weiterer Punkt bei Essel war die Archivierung von Faxen aus Microsoft Outlook heraus.
Da Outlook ein eigenes Format zum Speichern von Emails nutzt war hier eine direkte OCR-Erkennung nicht möglich. So musste der "kleine" Umweg über das Verschieben in ein separates Verzeichnis gewählt werden. Der Nutzer speichert seine Fax-Anhänge in einen separaten Ordner und die KORAKTOR®- Importschnittstelle erledigt den Rest.
Am Ende erhält der Kunde auch hier als Ergebnis eine durchsuchbare PDF Datei in seinem KORAKTOR®.

Zusammenfassend kann mal also sagen, dass mit nachfolgenden Schritten die Verarbeitung von Dokumenten bei Essel ein stückweit rationalisiert wurde.

OCR Erkennung von gescannten Dokumenten über den Netzwerkscanner
Verschlagwortung von Eingangsrechnungen mit KOFAX Capture 8
OCR Erkennung von Faxen und Emailanhängen aus Outlook heraus

Nicht suchen sondern finden.

Matthias Lütkemeier Geschäftsführer der ESSEL-Deutschland GmbH sagte: "Das Beste an dieser Archivierungslösung ist, dass man nun einfach am Rechner nach Inhalten von Eingangsrechnungen oder Faxen suchen kann, um z.B. die genaue Bezeichnung eines Ersatzteiles zu finden. Außerdem können wir damit den innerbetrieblichen Ablauf straffen."

Markus Rosjat (Support)