Gemeinsam mit dem Kunden wurde das Feinkonzept für die Lösung entwickelt, ein Prototyp programmiert, durch ausgewählte Nutzer getestet, schrittweise angepasst und somit die Grundlage für den erfolgreichen Praxiseinsatz gelegt.
Nach einer Einweisung der Monteure in die neue Arbeitsweise konnte diese sofort und unproblematisch im laufenden Betrieb umgesetzt werden.
07.10.2010
Online-Erfassung beschleunigt Abrechnung.
Außendienstmonteure erfassen Arbeitszeiten direkt in KORAKTOR®.
Durch die mobile Anbindung der Monteure an die KORAKTOR®-Nutzung wurde das Zusammenwirken zwischen dem Service-Innendienst und dem Außendienst bei der DEBAG Deutsche Backofenbau GmbH auf eine neue Ebene gehoben. Erbrachte Dienstleistungen können nun zeitnah durch den Innendienst geprüft und abgerechnet werden, da die Monteure entsprechende Abrechnungsdaten direkt vor Ort in KORAKTOR® erfassen. Diese Daten stehen damit unmittelbar zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung - und nicht erst, wenn die Papierbelege auf dem Postweg in Bautzen angekommen sind. Das Erstellen der Rechnung im Warenwirtschaftssystem erfolgt dann aus KORAKTOR® heraus per Mausklick.
KORAKTOR® automatisiert Abrechnung von Serviceeinsätzen.
Bisher haben Außendienstmonteure nach getaner Arbeit vor Ort einen Arbeitsbericht handschriftlich ausgefüllt und vom Kunden unterschreiben lassen. Nachdem dieses Papier "irgendwann" in der Firma angekommen war, konnte die Abrechnung erfolgen.
Diese Vorgehensweise sollte in vielen Bereichen verbessert werden:
- direkte Übergabe des Serviceauftrages an den Monteur
- schnellere Abrechnung der erbrachten Leistungen
- keine Doppelerfassung mehr
- Vermeidung fehlerhafter Abrechnungen durch undeutliche oder unvollständige Aufzeichnungen auf Arbeitsberichten
- automatische Ablage der Belege in der elektronischen Akte in KORAKTOR®
- Nutzung der Daten für Lohn- / Reisekostenabrechnung
Dazu wurden die Außendienstmonteure mit mobiler Technik ausgestattet:
- Laptop, der ohnehin für die Durchführung der Servicearbeiten benötigt wird
- Drucker, um Arbeitsberichte vor Ort drucken zu können
- Navigationsgeräte mit Auftragsübermittlung
Das "mobile Büro" ermöglicht die elektronische Erstellung des Arbeitsberichtes.
Ein auf die praktischen Bedürfnisse angepasster Dialog ersetzt das bisher genutzte Formular.
Standard-Funktionen von KORAKTOR® -Basis für individuelle Lösung.
Der Einsatz von KORAKTOR® für die Planung, Durchführung und Auswertung von Serviceeinsätzen hatte sich in der Firma DEBAG Deutsche Backofen GmbH seit längerer Zeit bewährt. Auf dieser Basis entwickelten wir eine individuelle Lösung zur Anbindung des Außendienstes. Gegenüber alternativer Lösungen konnte so auf eingespielte Abläufe zurückgegriffen werden. Außerdem wurden die Möglichkeiten der bestehenden Software genutzt. Diese Lösung war somit sicher deutlich kostengünstiger zu realisieren, als eine komplette Neueinführung eines neuen Systems.
- Der Online-Zugriff auf KORAKTOR® über eine Terminalsitzung ist bereits in vielen Unternehmen standardisierte Arbeitsweise.
- Die Erfassung von Abrechnungsdaten zu KORAKTOR®-Vorgängen (z.B. für Service-Einsätze) gehört zum normalen Funktionsumfang von KORAKTOR®, ebenso das Drucken von Reports mit Daten des Vorgangs.
- Die Übergabe von Abrechnungsdaten an Fremdprogramme zur Rechnungslegung erfolgt über eine standardisierte Export-Schnittstelle.
- Die von Dimmel-Software eingesetzte und an KORAKTOR® angepasste Software KOFAX ermöglicht die automatische Archivierung von Papierbelegen per Stapelscan in den betreffenden Vorgängen.
Über einen externen Partner wurde dann noch die Übergabe der KORAKTOR®-Serviceaufträge per Mausklick an die Servicefahrzeuge realisiert, so dass der schnelle und flexible Einsatz der Servicemonteure beim Kunden vor Ort sichergestellt ist.