Springe direkt zu: Hauptnavigation | Inhaltsbereich | Suchfunktion

Update Mosaik 3.35
Informationen zur Ausbildung
Update KORAKTOR® 4.41
Koraktor - The infomagic software
News
 

Facebook Twitter XING Google
Header Referenzen Details
Die Koraktor Live Präsentationsentation - Wir führen Sie durchs Programm
21.05.2018
als Hauptsystem im Einsatz

Mit KORAKTOR sehen, "was gerade läuft".

Die elektronische Projektakte bei B&O.

Komplexe Sanierungsmaßnahmen - Das klingt nicht nur nach umfangreichen Koordinations- und Abstimmungsbedarf, sondern erfordert, tagtäglich "im Bilde" zu sein. Und das mitarbeiterübergreifend. Dabei fallen eine Vielzahl von Dokumenten an. Die elektronische Projektakte sorgt dafür, dass die Ablage nach einer einheitlichen Ordnung erfolgt, Suchzeiten vermieden werden und die Mitarbeiter so schneller und zielgerichteter reagieren können.

B&O - ein innovativer Dienstleister für die Wohnungswirtschaft

Die B&O WohnungsWirtschaft München GmbH arbeitet als Dienstleister für die Wohnungswirtschaft und organisiert und koordiniert erfolgreich komplexe Sanierungsmaßnahmen.
Eng aufeinander abgestimmt bietet B&O:

  • Bauen im Bestand
  • Einzelwohnungsmodernisierung
  • Bestandspflege/Kleininstandhaltung

Mehrere Standorte sind mit der Zentrale in München vernetzt, u.a. in Salzburg, Augsburg, Stuttgart und Chemnitz . 


Termine, Absprachen, Dokumente - jeder braucht sie bei der Arbeit

 

Es gab eine umfangreiche Papierablage mit mehreren Ordnern je Bauvorhaben, die man in großen Regalwänden aufbewahrte. Es wurde sortiert und abgeheftet und bei der Suche nach erforderlichen Informationen wieder durchgeblättert.  
Außerdem legte man Dokumente, die als Datei vorlagen, auf dem Computer in zahlreichen Unterordnern ab, z.B.:

  • Ablauf- und Zahlungspläne
  • Bautagebücher
  • Budgetlisten
  • Fotos und Zeichnungen
  • Korrespondenz
  • Nachauftragnehmer
  • Protokolle
  • Rechnungen

Um die Informationsprozesse im Haus zu vereinheitlichen und übersichtlicher zu machen, beschloss B&O Anfang 2008 die Einführung von KORAKTOR®.
Als Hauptziele wurden definiert:

  • zentrale Ablage der Informationen
  • Nutzung einheitlicher Vorlagen
  • Verbesserung der internen Kommunikation

Gut informiert - richtig reagiert

Jeder Nutzer sieht jetzt, "was gerade läuft". Dafür werden KORAKTOR®-Arbeitsblätter genutzt:

  • alle Information zu einem Projekt
  • alle Informationen zum Anrufer oder zu einer Adresse
  • alles was einen bestimmten Mitarbeiter betrifft

Dadurch kann jeder Mitarbeiter schnell und richtig reagieren und das auch von Niederlassungen und Baustellenbüros aus.

Mitarbeiter kommen gut mit der elektronischen Projektakte klar

In der elektronischen Projektakte wurden die bei B&O bewährten Ablage-Prinzipien so umgesetzt, dass die Mitarbeiter viel Bekanntes wiederfinden aber gleichzeitig von den neuen Möglichkeiten profitieren. In Verbindung mit dem integrierten Dokumentenmanagementsystem Proxess erreichte man so eine transparente, für alle nachvollziehbare Dateiablage. 

  • Nutzung der aus der bisherigen Ablage bekannten Begriffe (Nachauftragnehmer, Protokolle, Rechnungen...)
  • vordefinierte Strukturen, für alle einheitlich
  • automatische Verschlagwortung, d.h. Ordnung entsteht direkt beim Arbeiten 
  • Nutzung unternehmensweit einheitlicher Vorlagen
  • schnelle Archivierung per Drag and Drop
  • komfortabler Zugriff darauf über eine klar strukturierte Projektakte
Die Lösungsskizze stellt die Zuordung von Informationen und Dokumente zu Projekten, sowie Adressen und Mitarbeitern dar
Die elektronische Projektakte zeigt Informationen zum Bauvorhaben gut strukuriert.

Pilotphase diente der optimalen Gestaltung

 

B&O bildete ein Projektteam aus verantwortlichen Mitarbeitern der einzelnen Bereiche. Nach der Grundeinweisung des Projektteams diskutierten und gestalteten deren Mitglieder die Programmoberfläche.

  • Was soll auf den Arbeitsblättern in welcher Struktur dargestellt werden?
  • Welche Dokumentenvorlagen sind erforderlich?
  • Welche Listen werden benötigt?
  • Wo können Thesauren und automatische Vorgabewerte die Arbeit erleichtern?

In der Pilotphase testete das Projektteam beispielhaft anhand einiger konkreter Projekte, ob die vorgenommenen Einstellungen bei der täglichen Arbeit gut nutzbar waren und veränderte diese bei Bedarf.
Nach Abschluss der Pilotphase bildete Steffen Päprer alle Mitarbeiter am eingerichteten System aus.

Unsere Kommunikation hat sich verbessert

Achim Musiol, Systemadministrator von B&O, war maßgeblich an der Einführung beteiligt.

"Für uns war es die richtige Entscheidung, die Firma Dimmel-Software und Ihr Produkt in unser Informationssystem einzubinden. B&O hat dadurch eine gemeinsame Kommunikationsplattform für alle Beteiligten geschaffen." 


Steffen Päprer als Projektleiter von Dimmel-Software schätzt ein, dass durch die intensive Pilotphase in kurzer Zeit ein perfekt eingerichtetes System geschaffen und in die Nutzung überführt werden konnte.
 

KontaktImpressumDatenschutzLinks