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Die Koraktor Live Präsentationsentation - Wir führen Sie durchs Programm
16.07.2018
als Hauptsystem im Einsatz

Immer den Überblick behalten.

Verkettete Informationen bei einer Hausverwaltung.

Wer sich mit dem Thema Hausverwaltung beschäftigt, weiß, dass dabei eine Vielzahl von Informationen anfallen. Das besondere dabei: Die Informationen gehören zu verschiedenen Stellen, z.B. zu einer der Wohnung, zu einem Wohnungseigentümer, zu einem Mieter oder gar zu einem zuständigen Handwerker. Und alles ist miteinander verbunden. Mit einer Papierablage praktisch nicht zu beherrschen - deshalb kam KORAKTOR® zum Einsatz.

Kersten Schulz - Hausverwaltung als Dienstleistung.

Die Hausverwaltung Kersten Schulz wird als Verwalter von Wohnungseigentümern bestellt. Hauptbestandteil der Arbeit ist die Miet- und Wohneigentumsverwaltung.
Kersten Schulz tritt dabei als Vermittler zwischen Wohnungseigentümer und Mieter auf und handelt im Namen der Wohnungseigentümer.

  • Objekte: ca. 20
  • Wohnungen: über 350

Das Ziel: Die Ablage vereinfachen und nichts vergessen.

Bei der Hausverwaltung Kersten Schulz gab es eine umfangreiche Papierablage:

  • Ordner für Mieter
  • Ordner für Wohnungseigentümer
  • Ordner für die Wohnungen
  • Ordner für Handwerker und andere Dienstleister

Die Ablage wurde mit der Zeit immer umfangreicher und unübersichtlicher. Ständig mussten Frau Schulz und ihre Mitarbeiterin entscheiden, wo etwas abzulegen ist, z.B. gehören Reparaturaufträge zu einer Wohnung, betreffen einen Mieter und sind einem Handwerksbetrieb zugeordnet - also wo ablegen?

So gestaltete sich mitunter schon die Suche nach einer Telefon-Nummer zu einer aufwendigen Aktion.

Dazu kamen die vielen "kleinen" Aufgaben und Notizen auf diversen Zetteln.

Dieser Zustand war unbefriedigend und sollte so verändert werden,

  • dass der Zeitbedarf insbesondere für Ablage und Suchen stark reduziert und damit in der verfügbaren Zeit mehr geschafft wird,
  • dass man nichts vergisst,
  • dass man eine vollständige Nachweisführung und flexible Auswertung aller Aktivitäten erreicht,
  • dass die Arbeitsweise angenehmer wird.

Adressen und Wohnungen sind miteinander verlinkt.

Statt in Ordnern Seite für Seite durchzublättern genügt im KORAKTOR® die Eingabe eines Suchbegriffs um z.B. zur gewünschten Adresse zu kommen. Mit der Mieter-Adresse ist die Wohnung verknüpft und diese wiederum mit dem Wohnungseigentümer. Über diese Verlinkung kommt man per Mausklick sofort zur jeweils nächsten Information.

Aufgaben werden quasi schon während eines Telefonats an der richtigen Stelle (z.B. einem Mieter zugeordnet) angelegt, kurz erfasst und terminiert. So wird nichts vergessen.

Adressen, Wohnungsdaten und Dokumente - alles "unter einem Hut"

Eine zentrale Adressverwaltung mit einer guten Schlüsselsystematik hilft, schnell die richtige Adresse zu finden:

  • M - Mieter
  • O - Objekte
  • E - Eigentümer
  • H - Handwerker

Wohnungen sind im KORAKTOR® als Anlagen geführt und mit den jeweiligen Adressen verknüpft. Über individuell eingerichtete Adress- und Anlagenmerkmale stehen wichtige Zusatzinformationen zur Verfügung.

Dokumente werden über den integrierten Dokumenten-Manager angelegt und sind somit automatisch der richtigen Adresse zugeordnet - kein Suchen mehr!
Besonders bewährt hat sich die Nutzung von Dokumentenvorlagen, in die u.a. die Anschrift  der betreffenden Adresse aus der KORAKTOR®-Datenbank automatisch übernommen wird.

Das Anlagen-Arbeitsblatt stellt alle Informationen zu einer Wohnung dar.
Daten eines Objektes werden im Adressen-Arbeitsblatt dargestellt.

Wir können schnell handeln.

Für Kersten Schulz war die KORAKTOR®-Einführung die richtige Entscheidung.

"Wenn ich heute einen Anruf eines Mieters bekomme und z.B. bei einem Ausfall der Elektroanlage schnell einen Reparaturauftrag auslösen muss, ist dieser mit Hilfe von KORAKTOR® nach spätestens 5 min vollständig angelegt und an den zuständigen Handwerker gefaxt."


"Manchmal schaffen wir es sogar schon während des Telefonats."
 

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