KORAKTOR® Basis:
Das Auskunftssystem für alle Fälle

KORAKTOR® stellt  Aufgaben, Termine, Belege und Dokumente [1] zu einem Kunden oder Projekt bereit. Mit Hilfe der farbigen Kennzeichnung sind dringend zu erledigende Aufgaben [2] leicht zu erkennen und ermöglichen transparente Bearbeitung und Controlling. Zu den weiteren Informationen gelangt man direkt über Links [3].

Marketingaktivitäten steuert man über Listen [1]. Diese können im Block abtelefoniert und dokumentiert werden. Dem Vertriebsteam stehen alle relevanten Informationen [2] und Dateien zur Verfügung. So kann jeder Mitarbeiter jederzeit richtig handeln - der Weg vom Ich zum Wir.

Informationen sind das "Herz von KORAKTOR®". In einem Formular erfasst man notwendige Daten und sorgt dabei für die richtige Ablage in der Kunden- und Projektakte [1]. Der Mitarbeiter aus dem Vertrieb dokumentiert lückenlos die Erledigung der Arbeiten [2] und legt die Aufgabenpriorität [3] für die weitere Bearbeitung fest.

Direkt aus der Aufgabe heraus nutzt man den Telefonlink, um den richtigen Ansprechpartner zu erreichen [1]. Das mühsame Eintippen der Telefonnummer gehört durch die Verbindung mit der Telefonanlage der Vergangenheit an [2]. Die Gesprächsnotizen lassen sich während des Telefonates festhalten [3], so entsteht Organisation beim Arbeiten. 

Jeder Nutzer hat eine persönliche Übersicht. So sieht er seine bis heute fälligen Aufgaben [1] in der "elektronischen Mitarbeiterakte" [2]. Jede Aufgabe lässt sich auch einem Kontrollmitarbeiter zuordnen [3]. So springt man im Vertretungsfall für den Anderen ohne Informationsverlust ein. Alle Beteiligten sind über den Gesamtprozess - je nach Zugangsberechtigung - aktuell informiert.

Mit KORAKTOR® wird eine einheitliche Ablagestruktur erreicht [1]. Die im Dokumentenmanager archivierte Datei ist sowohl in der Kunden- [2] als auch in der Projektakte zu finden. Der Inhalt von Dokumenten erscheint in der integrierten Dateianzeige [3] auf dem Bildschirm, ohne langes Suchen.

Die einheitliche Verschlagwortung von Dokumenten [1] führt zu einer organisierten Ablage. Für archivierte Dokumente stehen intelligente Funktionen [2] bereit. So ermöglicht eine Datei-Historie den Zugang zu vorherigen Bearbeitungsständen [3]. Dokumente werden dadurch versioniert und (revisions-) sicher verwaltet.

Über die Funktion "Neue Datei" [1] hat man Zugriff auf die unternehmensweit gültigen Dokumentenvorlagen [2]. Damit kann ein Anschreiben erstellt und automatisch mit den Daten aus KORAKTOR® wie Anschrift, Betreff und Anrede [3] vorausgefüllt werden. Durch die Archivierung direkt in KORAKTOR® entfällt außerdem die zeitaufwendige und umständliche Ablage und Suche im Dateisystem. 

Informationen oder Dokumente kann man über beliebige Kriterien [1] suchen. Über die Volltextsuche [2] werden Dokumente gefunden, in denen ein bestimmter Suchbegriff enthalten ist. Adressdaten und Ansprechpartner [3] zeigt KORAKTOR® auf Wunsch an und vereinfacht eine Kontaktaufnahme.

In der Projektakte [1] werden alle Informationen, Aufgaben, Belege und Dokumente eines Projektes zusammengefasst. Auf dem Deckblatt stehen die Grundinformationen zum Projekt [2] sowie zum Auftraggeber [3]. So finden sich auch neue Mitarbeiter schnell zurecht und können das Team unterstützen.

Im gewählten Projekt [1] kommt man über die Ablagestruktur direkt zu den Projekt-Dokumenten, Zeichnungen [2] und Fotos. Die Mitarbeiter sehen den aktuellen Stand [3] und eine Datei-Vorschau [4]. Dadurch werden Fehler vermieden und das Erreichen des Projektzieles wird sichergestellt.

Verantwortliche Mitarbeiter können sich über die noch offenen Projekte einen Überblick verschaffen. Individuelle Listen zeigen aufbereitete kaufmännische Daten [1], die man für seine Arbeit benötigt. Ansprechpartner beim Auftraggeber und deren Telefonnummern [2] werden automatisch eingeblendet und ersparen den Wechsel zu anderen Ansichten.   

Über eine Auflistung der Aufgaben [1] erkennt man sofort, was im Projekt noch zu erledigen ist. Es kann nichts vergessen werden. Der Zugriff auf die zur Aufgabe gehörenden Dokumente [2] erfolgt per Mausklick. Hinweise [3] geben dem Mitarbeiter die notwendige Sicherheit, richtig zu handeln. Dies erhöht die Qualität der Projektarbeit.

Jede Vorlage des Projektplanungsassistenten besteht aus Infos oder Vorgängen [1], die man auswählt und in das Projekt einfügt. Dabei kann man in die Vorlage entsprechende Dateivorlagen des Dokumentenmanagers [2] aufnehmen. Damit wird die Projektplanung schneller und sicherer.

Durch individuelle Terminansichten [1] hat man immer einen situationsgerechten Überblick. Gruppenansichten fassen Terminkalender aus unterschiedlichen Quellen zusammen. Dabei werden Mitarbeiter [2] und Ressourcen (Fahrzeuge, Räume, Geräte) [3] berücksichtigt. Dies geht über eine einfache Personalplanung hinaus.

Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter (Urlaub, Lehrgänge, Krankheit usw.) [1] lassen sich in einer weiteren Kalenderansicht darstellen. Den Zeitraum kann man individuell anpassen [2]. Die Urlaubsplanung kann bei Bedarf ausgedruckt [3] und im Unternehmen ausgehangen werden.

In Verbindung mit der Projektverwaltung gibt es eine übersichtliche Darstellung der Termine aller laufenden Projekte [1]. Damit sieht man, welcher Mitarbeiter wann an welchem Projekt arbeitet und wie der Konferenzraum [2] für Projektbesprechungen belegt ist. Doppelplanungen werden von vornherein vermieden.

Die aus anderen Programmen gewohnten Tages- und Wochenansichten [1] findet man auch in KORAKTOR®. Unterschiedliche Terminarten lassen sich durch Farben definieren, z.B. Grün für Besuche [2]. Die Termine sind mit den dazugehörigen Dokumenten [3] und Ansprechpartnern [4] verlinkt. D.h. jeder kann sich im Kalender umfassend informieren.

Vorgangslisten dienen der gezielten Überwachung von Prozessen. Damit erkennt man die verantwortlichen Mitarbeiter [1] und kann keinen Abgabetermin [2] im Angebotsprozess verpassen. 

Vorgänge lassen sich unternehmensspezifisch für den jeweiligen Prozess [1] als Arbeitsgrundlage anlegen. Merkmale [2], die man selbst definieren kann, dienen der Steuerung und Auswertung. Die Vollständigkeit der erfassten Daten kann durch KORAKTOR® geprüft werden, um Fehler zu vermeiden und die Qualität der Arbeit zu erhöhen. Über den Statuswechsel [3] lässt sich steuern, in welche Phase der Prozess übergeht. 

Auswertungslisten stellen Ergebnisse des Angebotswesens [1] per Mausklick dar. Mit den Angebots- und Auftragswerten [2] wird der Erfolg messbar  - darauf kann dementsprechend reagiert werden. Direkt aus der Liste heraus hat man Zugriff auf das erstellte Angebot [3] und kann bei Rückfragen mit dem Ansprechpartner [4] in Verbindung treten.

Bei einem eingehenden Anruf erfolgt die Auswertung der ankommenden Telefonnummer [1]. Die Daten zum Anrufer werden automatisch gefunden [2] und am Bildschirm angezeigt [3]. Neue Informationen aus dem Gespräch kann man sofort wieder in KORAKTOR® ablegen [4]. Alle Mitarbeiter greifen auf einen aktuellen Datenbestand zu und sind bei Fragen des Anrufers aussagefähig.

Mit eingehendem Anruf öffnet sich automatisch die Adressakte, in der man alle Informationen, Belege, Dokumente [1] zum Anrufer sofort erreicht. Ein- und ausgehende Anrufe werden protokolliert [2], sodass eine Übersicht der letzten Telefonate entsteht. Rückrufe lassen sich per Mausklick einleiten [3]. Weitere Informationen zum Anrufer [4] stehen zur Verfügung.

Telefonlisten sorgen für eine konzentrierte Abarbeitung der erforderlichen Anrufe [1] über die Direktwahl [2]. Die Dokumentation erfolgt noch während des Gespräches [3] und verhindert so Informationslücken. Ergänzend oder alternativ zum Telefonat lässt sich direkt aus der Liste heraus eine E-Mail versenden [4].

Eingehende Mails mit Anhang [1] können aus dem persönlichen Posteingang des E-Mail-Programms in KORAKTOR® abgelegt werden. Über die Direktarchivierung [2] wird die Mail mit den Anhängen in KORAKTOR® übernommen. Somit stehen diese alle berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung [3] und es erfolgt eine rechtskonforme Archivierung [4].

In einer Liste stellt man die Datensätze für den Versand (z.B. Einladungen für eine Produktvorstellung) zusammen [1]. Im Dialog [2] kann der Benutzer die notwendigen Absender- und Empfängerangaben für den Mailversand erfassen. Diese Funktion kann man auch für den automatisierten Versand von archivierten Rechnungen verwenden.