Eingangsrechnungsbearbeitung elektronisch

04.12.2015

Die Firma 'DEBAG Deutsche Backofenbau GmbH' aus Bautzen stellt hochwertige Laden-Backöfen her, die bei vielen Handelsunternehmen europaweit zum Einsatz kommen. Für die Wartung dieser Backöfen erhält die DEBAG von Servicepartnern jährlich ca. 20.000 Eingangsrechnungen, die auf Korrektheit geprüft und weiterberechnet werden.

Mit der Eingangsrechnungsbearbeitung Ausgangsrechnungen erstellen

In Vorbereitung der Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung wurde der sehr komplexe Prozess gemeinsam analysiert und ein Konzept für die Umsetzung mit Hilfe der Vorgangsverwaltung von KORAKTOR® erstellt. Im Rahmen der Umsetzung reduzierte man die Durchlaufzeiten der Eingangsrechnungen und konnte damit Skonti besser ausnutzen. Eingangsrechnungen verbleiben in der Buchhaltung, da der schnelle elektronische  Zugriff auf alle Eingangsrechnungen durch die Mitarbeiter gegeben ist.

Diese Ziele konnten durch die komplette Neugestaltung der Eingangsrechnungsbearbeitung erreicht werden:

  • Scannen der Eingangsrechnungen bzw. Extrahieren der E-Mails
  • Auslesen der rechnungsrelevanten Daten bis hin zu den einzelnen Rechnungspositionen
  • elektronische Verteilung der Eingangsrechnungen an die zuständigen Mitarbeiter
  • Abbildung des Workflows zur Eingangsrechnungsbearbeitung in KORAKTOR®
  • automatische Übergabe der erfassten Eingangsrechnung an die Buchhaltung
  • Erstellung der Ausgangsrechnung auf Basis der ausgelesenen Abrechnungsartikel
  • Verbuchung der Eingangsrechnung auf die entsprechenden Kostenkonten und Kostenstellen

Der manuelle Aufwand für die Erstellung der Ausgangsrechnung und die Verbuchung der Eingangsrechnungen wurde erheblich reduziert.

Durch moderne Technologie zu aufgeräumten Schreibtischen

"Mit Einführung der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung sind die 'Berge von Eingangsrechnungen' von den Schreibtischen in der Buchhaltung und im Service verschwunden.
Es ist sofort erkennbar, bei welchem Mitarbeiter eine Eingangsrechnung liegt und wie der Stand der Bearbeitung ist. Die Bearbeitungszeiten haben sich wesentlich verkürzt.
Auf Basis der positiven Erfahrungen können wir nun weitere Aufgaben angehen - Massendatenverarbeitung von einigen Lieferanten und den Ausbau des gesamten Dokumentenmanagementsystems."
Olaf Schindler  - kaufmännischer Leiter




Aufgeräumte Schreibtische! - Frau Pook bearbeitet in der Buchhaltung nur noch Eingangsrechnungen nach, die noch nicht 100% automatisch erkannt werden.

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× Typische Daten der Eingangsrechnung werden automatisch erkannt.
Typische Daten der Eingangsrechnung ( z.B. Lieferantennummer, Belegnummer, Rechnungsdatum, Betrag u.a.m. [1]) werden automatisch erkannt. Damit stehen alle rechnungsrelevanten Daten für die Weiterverarbeitung in KORAKTOR® zur Verfügung. (Beispielgrafik)
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× Typische Daten der Eingangsrechnung werden automatisch erkannt.
Typische Daten der Eingangsrechnung ( z.B. Lieferantennummer, Belegnummer, Rechnungsdatum, Betrag u.a.m. [1]) werden automatisch erkannt. Damit stehen alle rechnungsrelevanten Daten für die Weiterverarbeitung in KORAKTOR® zur Verfügung. (Beispielgrafik)

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