Digitale Rechnungsverarbeitung

11.04.2023

Die Tief- und Kulturbau Mühlbach GmbH ist Spezialist im erdverlegenden Rohrleitungsbau für Trink- und Abwasser, im Straßen- und Wegebau und in der Erschließung von Wohn- und Gewerbegebieten. Um den Bauleitern die Bearbeitung der Eingangsrechnungen zu erleichtern, wurde die digitale Rechnungsverarbeitung eingeführt.

Rechnungsverarbeitung einfach und digital 

Bisher übergab man Eingangsrechnungen, die per Mail oder per Post kamen, den Bauleitern in Papierform zur Prüfung und Bearbeitung. Da zukünftig die Lieferanten ihre Rechnungen per Mail schicken sollen, suchte man eine Lösung, die Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren und zu vereinfachen.  

Auf den neu angeschafften Touchscreen-Monitoren erfolgt nun die Bearbeitung schnell und eigentlich wie gewohnt auf Papier mit Stift. Die Bauleiter nehmen so Korrekturen und Vermerke zur Kostenstelle vor. In einer Erfassungsmaske übernimmt der Verantwortliche Rechnungsdatum, Betrag, Mitarbeiter und Kurztext. Anhand dieser Eckdaten rechnet KORAKTOR® weitere Werte, z.B. die Skontowerte und das Zahlungsdatum aus.

Die digitale Rechnungsverarbeitung hilft, die Erfassung von Rechnungsdaten zu beschleunigen. Sie stellt die Nachvollziehbarkeit der Freigabeprozesse sicher und berücksichtigt firmeninterne Zuständigkeiten. Es kann schnell nachvollzogen werden, wo befindet sich die Rechnung im Prüflauf, wie ist der Bearbeitungsstand und letztendlich ist eine automatische rechtssichere Archivierung gewährleistet.


Mike Thierfelder (Projektleiter)


Das Unternehmen - bekannt unter dem Kürzel TIEKU - wurde 1990 gegründet und beschäftigt 45 Mitarbeiter (Bildquelle: Start- und Seitenbild: https://tieku.de)

Vorteile der Digitalisierung nutzen

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× Der Bauleiter kann seine Bemerkungen auf dem Touchscreen-Monitor direkt auf der archivierten PDF-Datei vermerken.
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Der Bauleiter kann seine Bemerkungen auf dem Touchscreen-Monitor direkt auf der archivierten PDF-Datei vermerken[1].
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× Der Bauleiter kann seine Bemerkungen auf dem Touchscreen-Monitor direkt auf der archivierten PDF-Datei vermerken.
Der Bauleiter kann seine Bemerkungen auf dem Touchscreen-Monitor direkt auf der archivierten PDF-Datei vermerken[1].
1
× Im Eingangsrechnungsvorgang kontrolliert die Buchhaltung anhand der Checkliste die Rechnung.
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× In der integrierten Dateianzeige sieht man auf dem Beleg die Unterschrift des Bauleiters sowie seine Bemerkung zur Kostenstelle.
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× Die Rechnung ist im KORAKTOR® rechtssicher archiviert.
Im Eingangsrechnungsvorgang kontrolliert die Buchhaltung anhand der Checkliste die Rechnung [1]. In der integrierten Dateianzeige sieht man auf dem Beleg die Unterschrift des Bauleiters sowie seine Bemerkung zur Kostenstelle [2]. Die Rechnung ist im KORAKTOR® rechtssicher archiviert [3].

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