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Automatische Archivierung von Dokumenten

21.11.2017

Bereits mit der elektronischen Eingangsrechnungsbearbeitung wurde bei der glatthaar fertigkeller gmbh & co.kg ein wichtiger Meilenstein für die automatisierte Dokumentenarchivierung erreicht. Nun wurde der Workflow auf Dokumente, die die Mitarbeiter auf der Baustelle ausfüllen, erweitert (z.B. Abnahmeprotokolle).

Das Unternehmen setzt auf höchste Automatisierung und spart so bares Geld

Jetzt können an einem zentralen Arbeitsplatz alle Dokumente im Stapel gescannt werden, denn durch den Workflow ist keine Kenntnis mehr nötig, in welche Akte der Beleg gehört. Der Archivierungsworkflow beginnt nicht erst beim Scannen der Dokumente. Bereits bei der Erstellung wird die Aktenzuordnung in Form eines Barcodes mit auf den Weg gegeben. Über die Erkennung des Barcodes sind die auf der Baustelle ausgefüllten Belege automatisch der entsprechenden Projektakte zugeordnet. Gleichzeitig erhalten andere Mitarbeiter durch den Archivierungsprozess die Information über die erfolgte Abnahme.


Die glatthaar-fertigkeller gmbh & co. kg entwickelt innovative und hochwertige Produkte im Bereich des Fertigkellerbaus z.B. den Effektiv-Keller und baut diese für Ihre Kunden in Deutschland und dem europäischen Ausland. (Bildquelle: www.glatthaar.com)

1
× Im Büro wird der Beleg eingescannt und automatisch in KORAKTOR® in der Projektakte archiviert.
2
× Die Datei steht für alle berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung.
3
× Der Nachweis für die Erledigung seiner Aufgabe erfolgt durch den Mitarbeiter.
4
× Für die vollautomatische Zuordnung und Ablage in den richtigen Datensatz sorgt der Barcode auf dem Dokument bzw. der Checkliste.
Der Mitarbeiter füllt auf der Baustelle die Checkliste zur Abnahme aus. Im Büro wird der Beleg eingescannt und automatisch in KORAKTOR® [1] in der Projektakte archiviert. Die Datei steht für alle berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung [2]. Der Nachweis [3] für die Erledigung seiner Aufgabe erfolgt durch den Mitarbeiter. Für die vollautomatische Zuordnung und Ablage in den richtigen Datensatz sorgt der Barcode [4] auf dem Dokument bzw. der Checkliste.
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× Im Büro wird der Beleg eingescannt und automatisch in KORAKTOR® in der Projektakte archiviert.
2
× Die Datei steht für alle berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung.
3
× Der Nachweis für die Erledigung seiner Aufgabe erfolgt durch den Mitarbeiter.
4
× Für die vollautomatische Zuordnung und Ablage in den richtigen Datensatz sorgt der Barcode auf dem Dokument bzw. der Checkliste.
Der Mitarbeiter füllt auf der Baustelle die Checkliste zur Abnahme aus. Im Büro wird der Beleg eingescannt und automatisch in KORAKTOR® [1] in der Projektakte archiviert. Die Datei steht für alle berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung [2]. Der Nachweis [3] für die Erledigung seiner Aufgabe erfolgt durch den Mitarbeiter. Für die vollautomatische Zuordnung und Ablage in den richtigen Datensatz sorgt der Barcode [4] auf dem Dokument bzw. der Checkliste.

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