Minimierung des Buchungsaufwandes und Erhöhung der Rechtssicherheit

Bisher wurden Angaben von Eingangsrechnungen wie Lieferant, Betrag, Steuer, Sachkonto usw. per Hand erfasst. Mit Hilfe des Zusatzmoduls Proxess-Xtract erfolgt die Belegerkennung und -verarbeitung jetzt digital. In den eingescannten oder per E-Mail erhaltenen Rechnungen wird der Lieferant automatisch erkannt, der Betrag ausgelesen und die steuerrechtliche Prüfung durchgeführt - ohne dass ein Sachbearbeiter den Beleg in die Hand nehmen muss. Die Zuweisung von Sachkonten und Kostenstellen erfolgt anhand vordefinierter Parameter. Bereits bei der Verarbeitung der Rechnungen läuft eine Konformitätsprüfung:

• Ist die Adresse des Rechnungsempfängers korrekt?
• Sind alle gesetzlichen Angaben auf der Eingangsrechnung enthalten?

Nach der automatischen Eingangsrechnungsverarbeitung stehen alle relevanten Belegdaten zusammen mit dem digitalen Dokument für das Controlling und die Buchhaltung dem internen Workflow zur Verfügung. Mit Hilfe der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung hat sich der Buchungsaufwand erheblich reduziert.

Marco Gillich, Assistent der Geschäftsleitung bei Lissi Gebhardt äußert sich sehr zufrieden. Schon nach kurzer Zeit erfolgt eine "Blindverarbeitung" von Rechnungen. Der Aufwand in der Buchhaltung verringerte sich, da die Kontierung der Eingangsrechnungen maschinell erfolgt.

Ronald Dimmel