Digitale Belegerfassung automatisiert

27.08.2021

Die Janasek Baugeschäft GmbH hat für die digitale Belegerfassung Proxess-Xtract eingeführt. Eingangsrechnungen werden dadurch automatisch eingelesen und in KORAKTOR® verarbeitet. Die Übergabe der Daten an die BRZ-Bausoftware erfolgt mit Hilfe einer individuellen KORAKTOR®-Schnittstelle.

Projektkosten durch digitale Belegerfassung immer im Blick

Die Janasek Baugeschäft GmbH erfüllt Wohnträume seit über 30 Jahren. Im Baugeschäft fallen viele Eingangsrechnungen an. Nun wurde die digitale Belegerfassung durch die Einführung von Xtract vereinfacht.

Xtract liest alle relevanten Daten aus der Eingangsrechnung und übergibt die Informationen automatisch an KORAKTOR®. Dort erfolgt die Zuordnung zu Adresse und Projekt. Die Eingangsrechnungen können sowohl als Einzelbeleg als auch im Stapel verarbeitet werden. Das bringt in mehrfacher Hinsicht Vorteile:

  • Zeitersparnis bei der Erfassung von Eingangsrechnungen
  • Überblick der Projektkosten durch automatisierte Zuordnung in die Akte
  • Reduzierung der Rechnungen in Papierform
  • Sicherstellung der Archivierung der Belege nach GoBD

Durch die Digitalisierung der Belege und der damit verbundenen Erfassung der Daten mit Xtract ist die doppelte manuelle Erfassung nicht mehr notwendig, da die KORAKTOR® Schnittstelle Belegdaten an die Finanzbuchhaltung übergibt.


Die Firma Janasek Baugeschäft GmbH baut solide und massive Ein- und Mehrfamilienhäuser sowie Reihenhäuser und Doppelhaushälften. (Bildquellen: Startbild: www.pixabay.com, Seiten- und Kommentarbild: Janasek Baugeschäft GmbH)

Vereinfachter Prüfworkflow durch digitale Belegerfassung

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× Im Verifier werden die Eingangsrechnungen entweder einzeln oder im Stapel eingelesen.
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× Im Arbeitsbereich kann man eine Prüfung der Daten vornehmen und bei Bedarf anpassen.
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Im Verifier werden die Eingangsrechnungen entweder einzeln oder im Stapel eingelesen [1]. Im Arbeitsbereich [2] kann man eine Prüfung der Daten vornehmen und bei Bedarf anpassen.
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× Im Verifier werden die Eingangsrechnungen entweder einzeln oder im Stapel eingelesen.
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× Im Arbeitsbereich kann man eine Prüfung der Daten vornehmen und bei Bedarf anpassen.
Im Verifier werden die Eingangsrechnungen entweder einzeln oder im Stapel eingelesen [1]. Im Arbeitsbereich [2] kann man eine Prüfung der Daten vornehmen und bei Bedarf anpassen.
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× Im Eingangsrechnungsdialog können die Rechnungen aus der Projektakte abgerufen und geprüft werden.
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× Die sachliche Prüfung erfolgt per elektronischem Beleg im integrierten Prüfworkflow durch die Projekt-Verantwortlichen.
Im Eingangsrechnungsdialog können die Rechnungen aus der Projektakte abgerufen und geprüft werden [1]. Die sachliche Prüfung erfolgt per elektronischem Beleg [2] im integrierten Prüfworkflow durch die Projektverantwortlichen.
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× Eingangsrechnungen, die man per Mail erhält oder einscannt, liest Xtract automatisch ein.
2
× Nach Prüfung der korrekten Datenübernahme übergibt Xtract die Daten an den KORAKTOR®-Erfassungsdialog.
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× Bei Freigabe auf "sachlich richtig" exportiert KORAKTOR® die Daten an die BRZ Finanzbuchhaltung.
Eingangsrechnungen, die man per Mail erhält oder einscannt, liest Xtract automatisch ein [1]. Nach Prüfung der korrekten Datenübernahme übergibt Xtract die Daten an den KORAKTOR®-Erfassungsdialog [2]. Bei Freigabe auf "sachlich richtig" exportiert KORAKTOR® die Daten an die BRZ Finanzbuchhaltung [3].

Die digitale Belegerfassung schafft Freiräume

Die digitale Belegerfassung automatisiert den Prozess der Eingangsrechnungserfassung und -verarbeitung und schafft Freiräume für andere Arbeiten.