Dokumentverwaltung in der Wohnungswirtschaft

Bei der Firma B&O Bau Bayern GmbH stehen komplexe Sanierungsarbeiten auf der Tagesordnung, die umfangreiche Koordinierungsmaßnahmen und Absprachen bedürfen. Dabei fallen sehr viele Dokumente an.

Wohnungswirtschaft organisiert anfallende Dokumente mit KORAKTOR®

Die bei der Wohnungswirtschaft anfallenden Dokumente werden in der KORAKTOR®-Projektakte organisiert. Die elektronische Akte sorgt dafür, dass die Ablage der Dokumente in einer einheitlichen Ordnung erfolgt:

  • Ablauf- und Zahlungspläne
  • Bautagebücher
  • Budgetlisten
  • Fotos und Zeichnungen
  • Korrespondenz
  • Nachauftragsnehmer
  • Protokolle
  • Rechnungen

Dadurch stehen die Dokumente sowie alle anderen Informationen und Absprachen transparent und mitarbeiterübergreifend zur Verfügung. Vorlagen unterstützen außerdem beim Erstellen der Dokumente, die KORAKTOR® nach dem Speichern automatisch der richtigen Akte zuordnet.

Die Organisation von Informationen und Dokumenten in der elektronischen Projektakte verbesserte die Arbeitsweisen und auch die interne Kommunikation der Mitarbeiter in der Wohnungswirtschaft.


Neben der Wohnungswirtschaft entwickelt die B&O-Gruppe standardisierte Lösungen in den Bereichen: Service, Bau und Technologie. (Bilder und Text Quelle: https://www.bo-gruppe.de)

Dokumente in der Wohnungswirtschaft

1
× In der Projektakte sind die Projekt-Dokumente übersichtlich archiviert.
2
× Über die Sektion DMS-Dateien hat jeder berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die Dateien.
3
× In der Dateianzeige kann man sich eine Vorschau anzeigen, ohne die Datei vorher zu öffnen.
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In der Projektakte sind die Projekt-Dokumente [1] übersichtlich archiviert. Über die Sektion DMS-Dateien hat jeder berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die Dateien [2]. In der Dateianzeige [3] kann man sich eine Vorschau anzeigen, ohne die Datei vorher zu öffnen.
1
× In der Projektakte sind die Projekt-Dokumente übersichtlich archiviert.
2
× Über die Sektion DMS-Dateien hat jeder berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die Dateien.
3
× In der Dateianzeige kann man sich eine Vorschau anzeigen, ohne die Datei vorher zu öffnen.
In der Projektakte sind die Projekt-Dokumente [1] übersichtlich archiviert. Über die Sektion DMS-Dateien hat jeder berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf die Dateien [2]. In der Dateianzeige [3] kann man sich eine Vorschau anzeigen, ohne die Datei vorher zu öffnen.
1
× Eine einheitliche Struktur in verschiedenen Arbeitsblättern sorgt für eine transparente Ablage der Informationen und Dateien.
2
× Für die Erstellung von Dokumenten stehen Vorlagen mit den gängigsten Datei-Formaten zur Verfügung.
3
× Über die Importschnittstelle werden Dokumente aus E-Mails und Scans in der KORAKTOR®-Datenbank gespeichert.
Diese Skizze entstand in der Planungsphase zur Software-Einführung und zeigt die Funktionsweise von KORAKTOR®. Eine einheitliche Struktur in verschiedenen Arbeitsblättern sorgt für eine transparente Ablage der Informationen und Dateien [1]. Für die Erstellung von Dokumenten stehen Vorlagen mit den gängigsten Datei-Formaten zur Verfügung [2]. Über die Importschnittstelle werden Dokumente aus E-Mails und Scans in der KORAKTOR®-Datenbank gespeichert [3]

Kommunikation hat sich verbessert

Für uns war es die richtige Entscheidung, die Firma Dimmel-Software und ihr Produkt in unser Informationssystem einzubinden. B&O hat dadurch eine gemeinsame Kommunikationsplattform für alle Beteiligten geschaffen.

Achim Musiol Systemadministrator

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